Verimli ?? Toplant?lar? Nas?l Olmal??
Çal??ma hayat?n?n vazgeçilmez ö?elerinden biridir, i? toplant?lar?. ?yi planlanmam?? toplant?lar angarya ve zaman kayb? olarak görülmektedir.
Verimsiz i? toplant?lar? çal??anlar? o derece rahats?z etmi? ki i? hayat?nda; “Bir yerde çok toplant? yap?l?yorsa az i? yap?l?yor demektir.” ?eklinde bir anlay???n geli?mesine sebep olmu?tur. Özellikle son bir y?ld?r sürekli yükselen enflasyon kar??s?nda ezilen çal??anlara, gereksiz toplant?lara kat?lmak için, ula??m masraf? ç?karmamak gerekiyor. Mümkünse çevrim içi toplant?lar tercih edilebilir.
Bu yaz?mda verimli bir i? toplant?s?n?n özelliklerine de?inece?im. Verece?im örnekler “E?itim Kurumu” özelinde olsa da i? toplant?lar?n?n yap?s? gere?i di?er sektörlere de hitap etmektedir. Verimli bir toplant?n?n anahtar?; mekân, zaman, konu, haz?rl?k ve kay?t tutma ba?l?klar?d?r.
Öncelikler Türk Bayra?? Kanunu’na göre düzenlenmi? tüzük ve yönetmeliklere göre Bayra??m?z?n as?l? oldu?u kapal? mekânlarda düzenlenecek resmi toplant?larda Gazi Mustafa Kemal Atatürk ve Silah Arkada?lar?n?n manevi huzurunda sayg? duru?u ve akabinde ?stiklal Mar??m?z?n okunmas? yasal zorunluluktur. Yasal zorunluluk bir yana; bizlere Ezan?m?z?n dinmedi?i Bayra??m?z?n özgürce dalgaland??? bir Vatan b?rakan, Atatürk ve Silah Arkada?lar?na olan minnet borcumuzun gere?idir.
Toplant?n?n türüne göre mekân seçimi yap?lmal?d?r. ?sti?are ve de?erlendirme toplant?lar?nda yuvarlak masa düzeni toplant?n?n daha ?l?ml?, demokratik bir ortamda geçmesine yard?m edecektir. ?ki taraf?n bulundu?u toplant?larda ise taraflar?n kar??l?kl? oturabilece?i dikdörtgen masa düzeni e?itlik duygusunu ön plana ç?karaca??ndan toplant?n?n verimli geçmesine yard?m edecektir. Kurul toplant?lar?nda ise toplant?y? düzenleyen divan kurulunun kat?l?mc?lar?n kar??s?nda konumland??? salon düzeni en iyi sonucu verecektir. Gün ????? alan bir mekân tercih ederek çal??anlara pozitif bir ortam sunabilirsiniz. ?kram edece?iniz at??t?rmal?klar kat?l?mc?lar?n gözünde “Bize de?er veriliyor.” ?maj?n? güçlendirecektir.
Toplant? tarihi belirlenirken kat?l?mc?lar?n görü?ü al?nmal? ve en az dört i? günü önceden ilan edilmelidir. Günümüzde çal??anlar?n i? temposu son derece yo?undur. Hatta bu yo?unlukta çal??anlar kendilerine ve ailelerine yeterince zaman ay?rmakta zorlanmaktad?rlar. Ani kararlarla belirlenen toplant? tarihleri çal??anlar?n özel hayatlar?nda yapt?klar? planlamalar? bozacakt?r. Toplant? tarihini önceden duyurmak çal??anlar?n?za verdi?iniz de?eri gösterir. Toplant?n?n süresi dikkatli kullan?lmal?, ba?lang?ç ve biti? saatleri belirtilmelidir. 1-3 saat aras? süreler idealdir. Saat ba?? on dakika ara vermek yeterlidir. Toplant? saati belirlenirken mesai saatlerine dikkat edilmelidir.
Gündem, toplant?n?n en önemli unsurudur. Özenle haz?rlanmal? en az dört gün önceden kat?l?mc?lara duyurulmal?d?r. Kat?l?mc?lara haz?rl?k yapabilme f?rsat? verilmelidir. Toplant? ba?lad?ktan sonra ise kat?l?mc?lara; gündeme eklemek iste?iniz husus var m?? ?eklinde sorulmal?, eklenmesi teklif edilen hususlar gündeme al?nmal?d?r.
Yöneticiler, toplant?dan önce toplanmal?, haz?rl?k yapmal?d?rlar. Toplant? gündemine hâkim olmayan, toplant?ya gelen yöneticiler; çal??anlar?n gözünde olumsuz bir imaj b?rak?r. Yöneticinin önünde bir tak?m notlar ve kalem haz?r bulunmal?. Yoklama için imza listesi, yazmanlar için yeterinde bo? kâ??t, mürekkepli kalem, projelerin sonuçlar?, raporlar vb. say?sal veriler haz?r bulunmal?d?r.
Toplant?da gündem takip edilmeli, gündem maddeleri mümkünse ekran veya perdeden sunulmal?d?r. Yazmanlar tarafs?zca seçilmeli, yazmanlar?n yazd?klar? yöneticiler taraf?ndan kontrol edilmelidir. Yazmanlar?n okunakl? ve detayl? kay?t tutmalar? sa?lanmal?d?r. Toplant? tutanaklar? a??zdan ç?kan sözler yaz?larak tutulur. Tutanaklarda di’li geçmi? zaman kipi kullan?l?r.” okul müdürü Mehmet DEM?R, … dedi. Söz alan rehber ö?retmen Ahmet ER, … dedi. S?n?f Ö?retmeni Ali ÇEL?K, anas?n?f? sat?n alma komisyonuna aday oldu. ” ?eklinde kay?t tutulmal?d?r. Kararlar oylan?rken olumlu, olumsuz ve çekimser oy say?lar? tutana?a yaz?lmal?d?r. Al?nan kararlar “Toplant? Karar Tutana??na” maddeler halinde i?lenmeli ve tüm sayfalar? paraflanmak suretiyle son sayfas?na isimleri aç?larak kat?l?mc?lara imzalat?lmal?d?r. Toplant? tutana?? ile toplant? karar tutana??n?n farkl? belgeler oldu?unu belirteyim. Son olarak ister toplant?da konu?ulanlar?n kayda geçirildi?i tutanakta ister kararlar?n maddeler halinde yaz?l?p imzaland??? tutanakta olsun mutlaka, belgenin toplam sayfa say?s?n? belirtecek ?ekilde (örn. 2/5) sayfa numaralar? yaz?lmal?d?r.
Tüm okurlar?ma; kat?lacaklar? veya düzenleyecekleri toplant?larda ba?ar?lar dilerim. Esen kal?n…
Serdar GÜNDÜZ
Liyakat-Sen A?r? ?l Temsilcisi
Tarih: 16-11-2022